Si vous ne le savez pas encore, nous avons acquis il y a quelques années maintenant une résidence secondaire dans une station de ski en Savoie. Un petit paradis perché à 1800 mètres d'altitude et qui nous enchante hiver comme été lorsque nous avons l'occasion d'y aller durant nos congés payés. Malheureusement, nous n'avons pas l'opportunité d'y séjourner autant qu'on le voudrait. Ainsi, le reste du temps on a pris la décision de mettre ce logement sur des plateformes de location de vacances entre particuliers. Lorsque nous n'occupons pas les lieux, nous parvenons donc à rentabiliser cet investissement immobilier.
Avant de devenir hôtes, on n'imaginait pas qu'il s'agissait d'un travail si prenant et chronophage. En effet, nous attachons une attention particulière à bien recevoir nos visiteurs et à leur proposer une expérience voyageurs la plus agréable et confortable possible. Je ne vous cache pas que ces attentions nous en tirons en retour un bénéfice. Celui de recevoir des avis 5 étoiles sur les sites comme Airbnb. On ne devient pas Superhost Airbnb par hasard. Pour conserver ce statut, mais aussi d'autres raisons, j'ai élaboré un livret de bienvenue à destination de nos locataires avec toutes les informations utiles afin qu'ils puissent passer des courts séjours inoubliables.
Quels sont à mon avis les avantages de faire un livret d'accueil pour une location de vacances
Avant d'entrer dans le vif du sujet, je pense qu'il est intéressant de se poser une question. À quoi sert un guide de bienvenue ? C'est un support mis à destination d'un locataire dans lequel se trouve toutes les réponses qu'il attend. Il peut prendre la forme d'un simple classeur, d'un fichier numérique, d'une brochure. Ce livre contient toutes les informations pratiques (numéro de téléphone, code wifi, carte locale, liste des numéros d'urgence...) qu'il convient de communiquer afin que le séjour se passe dans les meilleures conditions possibles. Depuis que nous l'avons mis en place, nous lui avons trouvé d'autres intérêts.- -Pour établir un contact privilégié avec le locataire.
Lorsqu'on loue un appartement ou une maison de vacances entre particuliers sans se connaître, n'y s'être vu, il peut y avoir de part et d'autre une certaine méfiance. Sur Le Bon Coin, on pense vite aux arnaques, les fameuses locations courte durée qui en réalité n'existent pas. Une fois la réservation validée, on s'empresse d'envoyer le livret d'accueil PDF.
Celui-ci, en plus de comprendre les infos au sujet du logement, contient un paragraphe qui nous présente, avec une photo de notre famille. Notre brochure d'accueil sait alors mettre en confiance, permet de rassurer le locataire et de nouer avec lui une certaine proximité.
- -Pour aider les locataires à préparer leur séjour.
Si certains locataires font tout à la dernière minute, j'ai remarqué que d'autres anticipent le programme de leurs vacances. Dans ce cas, le livret de bienvenue est un bon outil de communication. En effet, il permet aux voyageurs de prendre leurs dispositions et ne pas être pris au dépourvu. Dans ce livret d'accueil numérique, s'y trouve l'inventaire de l'appartement, la liste du matériel disponible, mais également les meilleures activités à proximité et sur la station, les bonnes adresses de restaurants. Des éléments utiles pour planifier sa semaine de vacances avant même d'arriver sur place.
- -Pour ne pas avoir à toujours répondre aux mêmes questions des voyageurs.
On s'est rendu compte que le guide de bienvenue était un outil indispensable et vraiment efficace quand on a vu diminuer de manière très significative le nombre de questions qui nous étaient posées. Les draps et serviettes sont ils fournis ? Y a-t-il des jeux de société à disposition ? Quels sont les codes wifi ? Est-ce une cafetière à capsules ou à filtre ?...
Au fur et à mesure, je complète notre livret d'accueil de location saisonnière afin que les réponses aux questions les plus fréquentes y soient consignées.
- -Pour bien accueillir les locataires.
C'est tout de même la première raison de mettre en place un tel document. C'est pourquoi lorsque je l'ai réalisé j'ai essayé d'en faire un livret d'accueil soigné. Celui-ci comprend une lettre d'accueil qui souhaite un bon séjour aux vacanciers et dans lequel j'ai précisé que nous restions à leur entière disposition en cas de besoin. D'ailleurs en plus de la version dématérialisée, nous laissons toujours un exemplaire du livret d'accueil papier en bonne place dans l'entrée de l'appartement.
- -Pour familiariser les vacanciers avec le logement.
Chaque location courte durée à ses spécificités. En tant que propriétaires nous en connaissons les moindres détails. Ce n'est pas le cas des familles qui viennent y séjourner pour la première fois. Un guide d'accueil complet a selon-moi vocation à faciliter la vie des occupants de passage. Comment fonctionne la VMC, où se trouvent les luges, comment fonctionne la plaque à induction ?..
L'objectif est que nos locataires passent un séjour agréable sans se prendre la tête. Alors autant qu'ils se familiarisent le plus rapidement possible avec les lieux.
- -Pour mettre en avant ses partenaires et les commerces de proximité.
Parmi les questions que l'on nous pose régulièrement, il y a celle qui concerne les services et commerces locaux. J'ai consacré plusieurs pages à ce thème. J'y ai mentionné la plupart des magasins, les meilleurs restos, boulangeries, traiteurs, presses, loueurs de matériel. J'ai même inséré un QR code qui reprend la liste complète des restaurants. J'ai pris le temps d'annoter une carte locale avec ces bonnes adresses afin de faciliter les choses. Petit bonus, j'ai négocié des remises pour les locataires lorsqu'ils annoncent venir ou réserver de notre part. Pour cela j'ai conçu des cartes de visite avec notre nom, celui du chalet et les logos des "partenaires de confiance" avec qui on a conclu des réductions.
- -Pour guider les locataires le temps de leur séjour.
Des vacanciers qui ne voient pas défiler leur séjour, ce sont des vacanciers bien occupés. C'est souvent le signe qu'ils passent de bonnes vacances. C'est pourquoi on ajoute au fur et à mesure des idées de sorties, de lieux à visiter dans le livret d'accueil. Oui, on y ajoute des photos et des commentaires sur les activités coup de coeur que l'on a nous même testé. Dans ce cas, le livret vient répondre à la sempiternelle question des familles les jours de pluie ou de beau temps : "Qu'est-ce qu'on peut faire aujourd'hui ?".
- -Pour fidéliser.
Plus qu'un outil de communication, les livrets d'accueil, sont je trouve un outil de fidélisation "client". S'ils contribuent au bon séjour des locataires, ces derniers sont plus enclins à revenir séjourner sur place. Ils ne chercheront pas à dénicher un autre lieu de villégiature parmi toutes les annonces de locations saisonnières des plateformes. D'ailleurs d'une année sur l'autre, il y a des familles qui reviennent. Petite astuce ! Lorsque j'envoie le guide d'accueil numérique, je récupère les adresses mail. Et quand je lance mon planning de réservation, j'envoie un courriel groupé afin de l'annoncer à mes meilleurs locataires (ceux qui ont respecté les lieux). Je peux alors proposer des tarifs plus intéressants aux locataires tout en évitant les frais de gestion et de services des plateformes de location courte durée entre particuliers. Et comme je sais que ce sont des bons payeurs, j'évite de prendre une assurance pour loyer impayé.
- -Pour obtenir de meilleurs avis sur les plateformes de location.
Quand on loue sur LeBoncoin, on espère qu'une chose c'est de retrouver l'appartement en bon état. Par contre quand on a une location Airbnb, il y a une autre pression, c'est celle de l'avis et de la note. Une mauvaise notation et c'est des places de perdues pour l'annonce. Parmi les critères de notation, il y a la bonne communication, l'accueil, la propreté, les alentours, les bonnes adresses et bien d'autres données. On comprend comment et pourquoi un livret d'accueil revêt une grande importance pour les locations de vacances. Si le locataire s'est senti chez lui, qu'il a trouvé toutes les réponses à ses questions et a su profiter des lieux, c'est en retour un avis 5 étoiles Airbnb qui se profile.
- -Pour aider la personne qui accueille le locataire
Parfois vous ne pourrez pas être là pour accueillir vos locataires. Ou si vous passez par une gestion locative, ce sera peut-être quelqu'un qui gère de nombreux appartements qui sera chargé de cette tâche. Dans ce cas, le livret lui permettra lui aussi de retransmettre toutes les bonnes informations aux locataires du moment.
Pour ceux qui ont eu le courage de me lire jusqu'ici et qui sont propriétaires d'une résidence secondaire en location, j'espère vous avoir persuadé de créer un guide d'accueil à offrir aux voyageurs qui viennent séjourner chez vous. Vous pouvez par exemple le créer facilement et l'imprimer avec un outil de création de livre photo en ligne. Pour ceux que ça intéresse, je prévois d'ailleurs de faire un prochain billet qui aura pour thème : "que mettre dans un livret d'accueil pour une maison de vacances en location saisonnière".
