Que mettre dans un livret d'accueil location saisonnière
Comment créer un livret d' accueil pour une location de vacances ? Quelles sont les informations utiles à mettre dans un livret de bienvenue Airbnb ? En tant qu'hôte attentionné, ce sont les questions que je me suis posées lorsque j'ai voulu faire un guide numérique PDF à télécharger et à imprimer pour les locataires de ma location courte durée.

Lorsque l'on a acquis notre appartement de vacances, on a tout de suite pensé à le mettre sur les meilleurs sites de location saisonnière. Si le succès a vite été au rendez-vous, ma moitié et moi-même, on s'est aperçu d'une chose. S'adonner à la gestion locative d'un bien immobilier, ça demande une certaine charge de travail et un minimum d'organisation. C'est pourquoi on a mis en place un guide d' accueil digital sous la forme d'un fichier PDF que le locataire peut consulter en ligne. Ce livret dématérialisé pour location saisonnière, on a également choisi de l'éditer en version papier que l'on met à disposition sur place (par l'intermédiaire d'un site d'impression d'album photo). Aujourd'hui, on ne pourrait plus faire sans. En plus de nous faire économiser du temps, nombreuses sont les bonnes raisons de créer un manuel d'accueil pour location courte durée. Cependant lors de sa conception, il faut se demander quelles sont les informations nécessaires à inclure dans son book d'accueil personnalisé.

Comment créer un guide d' accueil complet pour une location courte durée ?

Quand on a commencé à remplir notre planning de réservation Airbnb et Le Bon Coin, on a tout de suite été confronté aux questions des voyageurs. Nombreux sont ceux qui bien avant d'emménager dans le logement souhaitent avoir le maximum de renseignements pratiques afin d'anticiper leur séjour. Et c'est normal, quand on part en week-end en famille on fait la même chose. À force de répondre à des questions redondantes, on a compris que l'on avait besoin d'un outil adapté à la situation. Le livret d' accueil de location de vacances s'est vite imposé dans notre esprit. Des vacanciers bien renseignés et bien accueillis, ce sont des vacanciers qui seront à même de revenir chez nous. On s'est alors mis à la place d'un locataire afin de savoir quelles sont les réponses et informations pratiques qui lui sont indispensables pour passer un agréable séjour.

Bien entendu, chaque logement a ses particularités. Les attentes pour des locations de vacances en bord de mer sont différentes de celles d'une location de chalet en station de ski ou à la campagne. Mais la plupart des infos utiles sont identiques. Voici comment j'ai organisé notre guide d' accueil voyageurs et ce que j'ai inclus dans celui-ci.

Forme, dimensions, support et nombre de pages

Selon-moi la première interrogation à avoir quand on veut réaliser un book d'accueil, c'est celle qui concerne le support en lui-même. Si certains préfèrent disposer un livret d'accueil papier sous la forme d'un simple classeur, d'autres plus à l'aise avec l'informatique n'hésitent pas à réaliser leur manuel d' accueil via un logiciel de mise en page spécifique comme Word ou inDesign (c'est ce que j'ai fait).

Ainsi, il faut se demander de quelle forme il sera : livret au format portrait A4, paysage, carré ? Attention toutefois à la taille du livret d 'accueil numérique. S'il est destiné à rester 100% dématérialisé, pas de soucis. Par contre, s'il a vocation à être imprimé, optez pour un ratio standard comme le bon vieux 21*29,7, la feuille de papier A4. En ce qui concerne le nombre de pages, tout dépend si vous avez peu ou beaucoup de matière (ou de courage) à y consigner.

Petit conseil de "graphiste amateur" concernant la mise en page ! Choisissez bien votre charte graphique, ne multipliez pas le nombre de couleurs et de polices de caractère. Choisissez une écriture facile à lire et des teintes qui insufflent un esprit positif.

Que mettre sur la couverture ?

Cette première de couv', c'est un peu comme la vitrine de ce manuel de maison Airbnb. Autant que celle-ci donne une bonne première impression à son lecteur qui en attend beaucoup. Personnellement, en entête j'ai tout simplement mentionné "Livret d'Accueil", dessous j'ai ajouté un message équivoque "Bienvenue au + le nom du chalet". J'ai ensuite sélectionné une photo du logement dans son environnement que j'ai mis en arrière plan. En pied de page, j'ai trouvé important de mentionner notre numéro de téléphone et les liens vers nos réseaux sociaux. Dans une version livret digital, les liens hypertextes (liens cliquables) permettent au futurs vacanciers d'être redirigés vers les compléments d'information ou ressources que vous proposez comme par exemple la page Facebook d'une location saisonnière.

Couverture du livret d'acceuil

Dans un guide d' accueil on souhaite la bienvenue !

Autre élément que j'ai trouvé indispensable d'inclure, c'est un message d'accueil personnel accompagné d'une photo de notre famille. Dans ce petit texte, j'ai expliqué pourquoi on a choisi ce lieu touristique pour installer notre résidence secondaire. Mais également les points forts et les avantages qui rendent unique l'appartement. Pour l'exemple, j'ai terminé ce message par les phrases suivantes : "Nous espérons que vous trouverez tout le confort et les équipements nécessaires à vos attentes. Nous vous souhaitons un bon emménagement dans l'appartement, un agréable séjour dans le Beaufortain".

Mot de bienvenue de la location


Ce petit texte n'est pas anodin. Il a pour vocation de créer une certaine proximité entre nous et les locataires, aussi de les mettre dans de bonnes dispositions.

Le sommaire du livret d' accueil, un élément incontournable.

Si votre brochure de bienvenue comporte un certain nombre de feuilles, je trouve vraiment nécessaire de créer des repères pour les lecteurs. Pour l'organiser, rien de plus simple que de créer un sommaire détaillé. C'est facile et 200% utile. Il suffit d'indiquer le numéro de la page et l'information qui s'y rapporte. S'il est amené à être édité sur papier, il est possible d'ajouter un code couleur afin de s'y retrouver plus vite. Dans le cas d'un livret numérique, des liens cliquables sont ce qu'il y a de mieux à ajouter.

Exemple de Sommaire du livret d'accueil


Attention en cas de mise à jour du guide, il ne faut pas oublier de modifier ce sommaire !

Adresse, coordonnées, codes et accès

Il n'y a rien de plus embêtant pour des voyageurs qui viennent de traverser la France entière que de chercher pendant des lustres où se trouve la location. Autant leur faciliter la vie. À ce titre, je trouve qu'il est important d'ajouter une carte des lieux en plus de l'adresse exacte, mais aussi des coordonnées GPS. En ce qui concerne notre appartement, il se trouve dans une station de sports d'hiver et ce n'est pas facile de le trouver. J'y ai remédié en ajoutant des photos des alentours et j'ai même réalisé une vidéo de l'itinéraire d'arrivée qu'il est possible de visionner grâce à un QR code que j'ai placé sur la page. Il suffit de flasher avec son smartphone pour consulter la vidéo. Si les places de parkings se font rares, je vous conseille de préciser où se garer à proximité.

De même, s'il y a un interphone ou que vous proposez l'internet sans fil gratuit, profitez du livret accueil Airbnb pour indiquer le code d'accès et le code wifi.

Remise des clés, entrée dans les lieux et départ

Autre préoccupation connue des vacanciers, c'est l'heure d'arrivée dans les lieux. Ils essaient toujours de négocier une arrivée précipitée ou un départ tardif. Mentionnez clairement comment se déroule le protocole d'arrivée et départ du logement. S'il est souvent possible de s'arranger pour adapter ces horaires, autant qu'ils en soient prévenus dès le départ.

Procédure de remise des clés de  la location


Précisez comment se déroule la remise de clés. Est-ce une boîte à clé avec un code ? Est-ce que la remise se fait lors de l'état des lieux d'entrée ? Ou est-ce que les clés sont remises par un service de conciergerie ayant pignon sur rue ?

Linge de lit et de maison

L'une des questions qui revient le plus souvent, alors que la réponse est clairement mentionnée dans l'annonce de location est : "est-ce que les draps et serviettes sont fournis". Comme j'envoie le livret d' accueil PDF bien avant l'arrivée de nos visiteurs, j'ai trouvé utile d'inclure cette info en bonne place dans le guide. Pour apporter davantage de services, j'ai précisé que notre conciergerie proposait la location de linge de maison. Ça peut aider en cas d'oubli.

Ajouter un inventaire détaillé

C'est sans doute la page que je modifie le plus, mais elle est cruciale. C'est vrai que c'est un labeur fastidieux de créer un inventaire de location saisonnière, mais c'est drôlement efficace. Vous éviterez les questions qui concernent les équipements ou le matériel à disposition des locataires.

C'est ma chère et tendre qui s'est occupée de le concevoir (ouf). Petit conseil de mise en page, cet inventaire il faut le catégoriser par pièce du logement : cuisine, chambre, dégagement, salle de bain, WC, casier à ski, garage... Le locataire trouvera ce qu'il cherche plus rapidement. Il pourra notamment vérifier si sa cafetière à capsule préférée est présente dans le logement.

Informations pratiques spécifiques au logement, règles de maison..

Je l'ai dit chaque maison de vacances a ses originalités. C'est dans cette section qu'il faut préciser ces dernières. Par exemple, comment fonctionne la VMC, où se trouve le disjoncteur, comment mettre en marche la plaque de cuisson ou programmer le four. Je peux vous assurer que vous aurez de nombreuses questions de la part des locataires. Au fur et à mesure qu'on vous les pose, ajoutez les réponses dans le livret, cela vous fera économiser du temps et de la patience.

Quid des règles de la maison ? S'il y a un règlement intérieur, des règles ou mesures à respecter, autant les indiquer clairement. Les visiteurs sont alors prévenus en amont.

Les transports

Une fois sur place, les locataires voudront bouger ou profiter des activités. Pour autant, il ne voudront peut-être pas utiliser leur voiture. C'est le cas en station de ski où quand on arrive on pose son auto et on ne la bouge plus jusqu'au jour du départ. Dans ce livret précisez où se trouvent les arrêts des navettes gratuites, quelles sont les lignes de bus...

Personnellement j'ai ajouté un plan des transports et les numéros de téléphones des taxis locaux.

Des photos de la location

Si vous faites parvenir vos livrets d' accueil avant l'arrivée des voyageurs, je trouve sympa d'ajouter des photos de toutes les pièces du logement. Cela permet à vos futurs visiteurs de s'imprégner des lieux et d'en faire une visite virtuelle. Je ne l'ai pas encore fait, mais ça ne saurait tarder. Je vais tourner une petite vidéo de l'intérieur et placer un QRcode dans le livret afin qu'elle puisse être visionnée par les voyageurs ayant réservé notre location de vacances.

Ces photos ont également un autre intérêt, celui de faire passer un message subliminal. Combien de fois je retrouve l'appartement dans une configuration différente de celle que j'ai initialement mise en place. Une fois le lit superposé pour enfants avait même été déplacé. Les photos aident les voyageurs à remettre en ordre meubles et objets déco à la bonne place lors de leur départ.

Un plan de la station et des pistes (s'il s'agit d'une station de sports d'hiver

J'ai trouvé intelligent d'ajouter plusieurs cartes et plans dans le guide d'accueil. Notamment celui de la station que j'ai annoté avec les lieux les plus importants et les plus recherchés des skieurs. J'ai mis une légende pour qu'il soit plus facile à lire et comprendre. Boulangerie, fromagerie, pharmacie, cours de ski, vente de forfaits, centre commercial, location de matériel, service de location de voiture, commerces pratiques, impossible de se perdre.

Ski alpin et nordique obligent, j'ai ajouté une carte du domaine skiable dans notre book d'accueil !

Les numéros utiles

Faciliter la vie, c'est l'objectif numéro un d'un livret de bienvenue pour location de vacances. Aucune question ou besoin ne doit rester en suspens. La liste des numéros à joindre en cas d'urgence ou pour se divertir méritent de figurer dans cette bible. Vous pouvez également ajouter l'adresse mail de ces contacts.
Services d'urgence, médecin, vétérinaire, professionnels de santé, office de tourisme, gardes d'enfants...

Que faire que voir à proximité : les points d'intérêts

La plupart du temps, les vacanciers découvrent la région. Pensez à eux, ayez la petite attention de leur faire profiter de votre expérience de super hôte Airbnb. Les voyageurs apprécient qu'on leur fasse des recommandations. Cela leur permet de planifier le programme des activités durant leur séjour.

En la matière, il y a de quoi remplir des pages. Votre livret d'accueil se transforme alors en partie en guide touristique.

Que faire dans les alentours de la location activités


Vous pouvez mettre la liste des meilleurs restaurants locaux, les activités à proximité qui valent le détour. Mais aussi les bonnes adresses pour boire un coup, les lieux touristiques les plus appréciés ou les plus insolites. Pour certains les lieux de cultes, les musées, les itinéraires de randonnées, les parcours de trail...

Dans ce guide des activités et principaux points d'intérêt à proximité du logement de vacances, j'ai précisé à combien de kilomètres et le temps nécessaire pour se rendre dans les différents lieux.

Avec un livret d'accueil complet comme celui-ci, logiquement vos voyageurs ont toutes les cartes en main pour passer un séjour parfait, confortable et agréable. De votre côté, outre l'assurance de satisfaire les locataires vous devriez comme c'est notre cas recevoir des commentaires positifs sur les sites de location comme Airbnb. Et on sait combien il est important pour sa réputation de recevoir des avis positifs et des notes 5 étoiles.

Pour info, il existe des sites qui proposent des exemples de livrets d'accueil déjà pré-remplis. Des modèles de guides de bienvenue à télécharger et à compléter. Ces derniers seront plus rapides à réaliser, mais moins personnalisé.
Retour en haut